1. Send an artwork loan request letter at least six weeks in advance of the inauguration date of the exhibition addressed to the National Cultural Heritage Director, Ana Lucía Macías Chiu, indicating the exact place and dates of the exhibition, with a Standard Facilities Report (Standard Facilities Report) on the institution where the exhibition will be held and the corresponding Artwork Loan Forms attached (Loan forms).

2. Formalize the loan of the works or exhibition with a Loan Agreement, specifying the conditions of the loan and the conditions for the reproduction of images.

3. Reinforce the security and protection measures during the installation exhibition of the artwork, making sure there is continuous surveillance 24 hours a day.

4. The exhibition area must meet the following technical specifications:

5. Assure constant supervision of preservation measures to establish and control temperature, relative humidity and lighting indices.

6. Make sure that the transportation of the artwork involves an official vehicle or a company specialized in handling works of art that meets the requirements for the transfer of such pieces.

7. Provide a printout of the invitation and/or exhibition catalog.

8. Send a curator to receive and deliver the exhibition, filling out the respective conservation status form for each of the works.

9. Organize media coverage (television, radio, press) and deliver a copy of the press dossier for Art Heritage.

10. Invite Tecnológico de Monterrey officers (President, Rector, Dean of the School of Humanities and Education, National Cultural Heritage Director, and Campus Director) corresponding to where the exhibition is held.

11. Every Monday morning, send via fax or email a written report on the number of visitors to the exhibition during the previous week, as well as a detailed summary at the end of every month.

12. Include an educational proposal that promotes knowledge, dissemination and the appreciation of works of art for all audiences, and share it with Tecnológico de Monterrey.

13. Include the Tecnológico de Monterrey logo – following the official image guidelines – on any presentation displays.

14. Send photographs of the exhibition spaces.

15. In order to collect the artwork, the Bases of Collaboration must be signed by both parties and a copy of the certificate and/or cover letter corresponding to the insurance of the pieces must be presented.

1. Enviar una carta solicitud de préstamo de obra por lo menos con 6 semanas de anticipación a la fecha de inauguración dirigida a la Directora Nacional de Patrimonio Cultural, Ana Lucía Macías Chiu, indicando lugar y fechas exactas de exhibición de la muestra, anexando Reporte de Instalaciones (Standard Facilities Report) de la institución donde se realizará la muestra y Formularios de préstamos de obra (Loan forms).

2. Formalizar el préstamo de las obras o la muestra por medio de la elaboración de un documento denominado Contrato de Comodato (convenio) en donde se especificarán las condiciones para su préstamo así como las reproducciones de las imágenes.

3. Reforzar las medidas de seguridad y protección durante el montaje y exhibición de las obras, asegurando vigilancia continua durante las 24 horas.

4. El área de exhibición deberá cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

5. Supervisión constante de las medidas de preservación para establecer y controlar los índices de temperatura/humedad relativa e iluminación.

6. Transportación de la obra en vehículo oficial o compañía especializada en manejo de obras de arte que cubra los requisitos para el traslado de bienes artísticos.

7. Impresión de la invitación y/o catálogo de la muestra.

8. Enviar un comisario que reciba y entregue la exposición, levantando los respectivos formatos de estado de conservación de cada una de las obras.

9. Cobertura de medios de comunicación (televisión, radio, prensa) y entrega de una copia del dossier de prensa para Patrimonio Artístico.

10. Invitación para los funcionarios del Tecnológico de Monterrey (Presidente, Rector, Decana de la Escuela de Humanidades y Educación, Directora Nacional de Patrimonio Cultural y Director de Campus) donde se realiza la muestra.

11. Enviar cada lunes por la mañana vía fax o correo electrónico un reporte por escrito del número de visitantes a la muestra de la semana anterior que debe desglosarse al cambio de mes.

12. Incluir una propuesta educativa que propicie el conocimiento, divulgación y apreciación de las obras de arte para todo público y compartirlo con el Tecnológico de Monterrey.

13. Incluir en mampara de presentación el logotipo del Tecnológico de Monterrey de acuerdo a los lineamientos de imagen que se les comparta.

14. Enviar fotografías de los espacios de exhibición.

15. Para acopio de obra se requieren de forma ineludible, contar con las Bases de Colaboración firmadas por ambas partes y copia del certificado y/o carta cobertura que ampare el seguro de las piezas.